воскресенье, 1 февраля 2009 г.

Учет расходов: как это сделать с помощью простейшей таблицы Excel?


Что уже точно можно сделать до того как вы наработаете статистику по расходам - это уже сейчас создавать резервный фонд. Можно сразу откладывать 10% от доходов на счет в банке. Условия депозита раскрою позже. Почему 10%? Как показывает опыт многих финансовых консультантов, 10% сумма необременительная для бюджета. Мы очень часто тратим эти деньги неосознанно далеко не на самые важные и необходимые вещи. Поэтому можно сразу начинать формировать свой резервный фонд. Смысл и назначение резервного фонда, думаю, стоит раскрыть в отдельной теме. Не забывайте, что 10% вы откладываете только на начальном этапе, пока у вас не сложилось представления о ваших расходах. А со временем учет расходов реально покажет сколько вы можете откладывать. Чем больше - тем лучше. В моем случае учет расходов сразу высвободил 25% семейного бюджета. И это при том, что я практически не меняла образ жизни своей семьи. То есть откладывать можно и нужно всю разницу между доходами и расходами.

В прошлой статье говорилось, любая программа домашней бухгалтерии ведет грамотно учет расходов и доходов, включая во времени финансовые потоки. Очень важно понять, что вам удобней, готовые разработанные программы для домашнего ведения или подобная табличка. Если остановитесь на моем варианте (своя таблица в Excel), необходимо ее буквально «создать» под себя. В предоставленном для вас файле можно подглядеть, как это выглядит в заполненном виде (месяц январь). Смысл в таблицы состоит в том, что она автоматически сразу суммирует и показывает итог: можно посмотреть сколько вы всего за день потратили, а можно посмотреть сколько тратите по конкретной статье (суммы по вертикали и суммы по горизонтали). Я активно пользуюсь примечаниями. Это существенно облегчает работу с анализом расходов, так как буквально спустя пару недель уже сложно вспомнить, на что конкретно была потрачена та или иная сумма, а значить и оценить насколько покупка была необходимой.

В таблице для вас есть пустые шаблоны (февраль, март), где по мере своих трат вы впишите именно свои статьи расходов. Внизу еще одна табличка. Поскольку я считала, что половина семейного бюджета уходит на питание, решила детализировать самую затратную статью (общий итог попадает в общую таблицу). Что бы понять, на чем можно будет сэкономить. Так что если у вас есть крупная, по вашим представлениям, статья расходов, можете вести детализированный учет этой статьи, хотя это не обязательно.

Еще рекомендую сделать статью «разовые расходы». Это регулярные ежемесячные (квартальные, ежегодные) платежи: оплата садика ребенка, квартплата, электричество, городской телефон и прочее. Для чего это нужно: существуют целый ряд подобных расходов, которые нужно осуществить к определенной дате. Эти даты сложно вспомнить и всегда можно посмотреть в таблице. В последствии, вы сможете регулировать ваши финансовые потоки, но это я как всегда забегаю немного вперед. Одним словом, в данной таблице вы сможете зафиксировать крайние сроки обязательных платежей, к примеру, в виде примечания, и при этом сумма платежа будет стоять под конкретной датой. Можно будет понять, какая привычка у вас имеется – оплачивать счета заранее или все время запаздывать с платежами. Все это информация, на основе которой вы сможете сделать определенные выводы о своих привычках, о состоянии ваших дел, а при грамотном анализе вы получите информацию о ваших финансовых возможностях. Не откладывайте это занятие «на потом», не ждите начала нового месяца или зарплаты, что бы начать вести учет. Если вы надумали изменить ваш подход к деньгам (именно поэтому вы сейчас читаете данный блог) начинайте прямо сейчас.

Учет расходов: для чего это нужно?

Оказывается, существуют некие правила, принципы ведение домашнего бюджета семьи, которые могут существенно облегчить нашу жизнь. Вообще вести бюджет полезный навык, правда мы об этом не задумываемся или задумываемся когда у нас явно начинаются проблемки и перебои с деньгами. Многие считают, что учет доходов и расходов вести надо. Но для чего конкретно?! На этот вопрос мало кто может ответить. По соотношению доходов и расходов вы сможете определить в каком финансовом состоянии находитесь. Если расходы меньше зарплаты, отлично - у вас есть возможность инвестировать. Создавать капитал - то о чем мечтают многие, но мало кто делает. Если вы тратите всю свою зарплату - пересмотрите свои расходы. Наверняка в них много необязательного. Так давайте же избавимся от необязательного и начнем сколачивать свой капитал. Ну а если расходы выше ваших доходов?! Срочно принимайте меры больше не жить в долг, искать пути оптимизации расходов и выбираться из долговой ямы!!! Вот для чего нужно знать свои расходы! Все это понятно. И многие с этим согласны. И я была согласна. Только с чего начинать? Думаете с экономии? Нет. Экономия тут не поможет.

Отправной точкой в изменении вашей жизни в финансовом плане станет учет расходов. Расходы должны находится у вас под контролем! Я хочу вам сказать одну неприятную для вас вещь. Большинство из нас и понятия не имеет куда и сколько уходит денег. Когда я услышала про учет расходов – первое что мне подумалось: я вменяемый человек, уж я-то четко представляю, куда и сколько у меня уходит денег, вряд ли для меня учет расходов откроет что-то новое. Поэтому ради собственного интереса, первое что сделайте, не поленитесь, составьте список ваших расходов на месяц. Вот, к примеру, какие были мои представления о расходах нашей семьи: около половины доходов уходит на питание, минимум четверть коммунальные и прочие обязательные платежи. Остальное расходится по мелочам - немного развлечений, чуток одежды обуви для ребенка ну и всякое баловство. Однако взяв кредит, поняла, что прежняя система расходования денег уже мне не подходит, если я и дальше буду "на глазок" знать свои расходы - выплачивать кредит будет проблемно. Пришлось вести учет расходов.

Учет может вести любая специализированная программа. Их масса. И платных и бесплатных. Но я не люблю вникать в новые программные продукты, поэтому со своей подругой Анной Лапшовой разработали табличку в Excel. Преимущество этой таблички - ее наглядность. Видно сколько вы тратите в день, сколько вы тратите по конкретной статье расходов (на те же продукты, к примеру). Вести ее необходимо хотя бы 3-4 месяца (для тех, кого раздражает скрупулезное ведение) а если не раздражает - на постоянной основе. После 3-4 месяцев можно будет получить представление о статьях расходов и перейти на упрощенный метод. Метод 4-х конвертов, автор Макс Крайнов. Поговорим и о нем немного позже. Данную табличку можете скачать по ссылке. После ведения таблицы я узнала о своей семье много интересного. К примеру, что на питание у нас уходит не более четверти доходов (до этого я считала что половина). А еще я обнаружила, что на лакомства и игрушки кошке и собаке у меня уходит иногда больше чем на ребенка!!! Конечно же такого больше не повторилось. Одним словом - очень рекомендую попробовать вести учет. Повторюсь еще раз, это отправная точка для всех остальных шагов по улучшению финансового положения семьи.